1. Objet de la procédure

L’objectif de cette procédure est de mettre en œuvre des pratiques durables au sein du cabinet d’avocats LEGAL PARTNER (le « Cabinet d’Avocats ») conformément aux principes du système EMAS, sans nécessiter de certification formelle. La procédure vise à minimiser l’impact négatif sur l’environnement et à promouvoir le développement durable dans les activités du Cabinet.

2. Portée

La procédure couvre tous les aspects des opérations du Cabinet, y compris la gestion des documents, la consommation d’énergie, le transport, la gestion des déchets, la coopération avec les fournisseurs et la formation des employés.

3. Responsabilité

• Associé-Gérant du Cabinet d’Avocats : Responsable de la mise en œuvre de la procédure, de sa supervision et des revues et mises à jour régulières.
• Salariés du Cabinet d’Avocats : Obligés de respecter la procédure et de participer activement aux activités pro-écologiques.

4. Activités et exigences

4.1 Conformité à l’EMAS sans certification

• Principes : Le Cabinet s’engage à suivre régulièrement la consommation des ressources et à mettre en œuvre des activités pro-écologiques conformément aux lignes directrices du système EMAS, malgré l’absence de certification formelle.
• Surveillance : Reporting régulier de la consommation d’énergie, d’eau et d’autres ressources et analyse de l’efficacité de ces activités.

4.2 Minimiser la consommation de papier

• Travailler sur des ordinateurs portables : Tous les travaux de bureau s’effectuent exclusivement sur des ordinateurs portables. L’impression n’est autorisée que dans des cas exceptionnels, conformément aux exigences de conception.
• Externalisation des imprimantes : Le cabinet d’avocats fait appel à des imprimantes externalisées qui permettent de suivre le nombre d’impressions couleur et noir et blanc pour maîtriser la consommation de papier.

4.3 Économie d’énergie

• Travail à distance : Le cabinet promeut le travail à distance pour réduire la consommation d’énergie des bureaux et les émissions liées aux déplacements domicile-travail.
• Minimiser les déplacements professionnels : Dans la mesure du possible, le Cabinet limite les déplacements professionnels au profit des réunions en ligne.

4.4 Amélioration continue des activités écologiques

• Suivi et vérification mensuels : Chaque mois, le cabinet d’avocats surveille et vérifie les coûts des services publics et des ressources utilisés pour analyser leur efficacité et minimiser l’empreinte carbone et les coûts environnementaux.

4.5 Gestion des documents numériques

• Documentation : Le cabinet d’avocats stocke et partage des documents sous forme papier et numérique via des plateformes cloud sécurisées. La conservation des documents papier ne s’applique qu’aux dossiers de procédure (dans la mesure où leur archivage sous forme électronique n’est pas possible, donc là où la réglementation autorise l’archivage des documents sous forme électronique) conservés jusqu’à leur transfert au Client.
• Cloud computing : dans une large mesure, le Cabinet stocke et partage des informations et des analyses sous forme numérique, en utilisant des plateformes cloud sécurisées.
• Signatures électroniques : Tous les documents sont approuvés électroniquement, minimisant ainsi la consommation de papier.

4.6 Gestion efficace de l’énergie

• Surveillance énergétique : Surveillez régulièrement la consommation énergétique de votre bureau.
• Éclairage à économie d’énergie : Utilisation d’un éclairage à économie d’énergie et d’ordinateurs portables à faible consommation.

4.7 Minimisation des déchets

• Tri et recyclage : Le bureau applique les principes de minimisation des déchets, conformément aux principes de tri et de préparation au recyclage en vigueur localement. Les ressources nocives (par exemple les batteries) sont éliminées conformément aux principes de protection de l’environnement.

4.8 Transports durables

• Promouvoir les modes de transports à faibles émissions : Les salariés sont encouragés à se rendre au travail à vélo ou en transports en commun.
• Réunions en ligne : Plus de 90 % du temps, les réunions se déroulent en ligne. Si une réunion en direct est nécessaire, les transports publics ou ferroviaires sont privilégiés.

4.9 Éducation et sensibilisation écologique

• Sensibilisation élevée : Les collaborateurs du Cabinet d’Avocats ont une conscience écologique élevée, acquise sur la base de projets liés à la transformation verte et à l’ESG.
• Rencontres pédagogiques : Dans le cadre de la coopération avec les clients, des rencontres présentant les pratiques écologiques du Cabinet ou du projet peuvent être organisées.

4.10 Achats écologiques et gestion des fournisseurs

• Préférences pour les fournisseurs écologiques : Le cabinet d’avocats privilégie les fournisseurs proposant des produits et services conformes aux principes de développement durable.
• Confirmations d’achat : Dans le cadre du projet, le Cabinet d’Avocats collecte les confirmations d’achats de produits écologiques.

4.11 Organisation du travail du Bureau, coopération et implication de la communauté locale

• Travail à distance et transports durables : Une partie du travail de l’Office s’effectue à distance et les collaborateurs sont encouragés à utiliser des moyens de transport écologiques pour se rendre au travail.

5. Surveillance et contrôle

• Système de surveillance : Le cabinet d’avocats met en place un système de surveillance de la consommation d’énergie, des fournitures de bureau et de la production de déchets.

6. Révision et amélioration

• Amélioration continue : La procédure sera régulièrement revue et mise à jour en fonction des résultats des contrôles et des audits internes.
• Mise en œuvre d’innovations : Le cabinet d’avocats introduira constamment des innovations susceptibles de contribuer à minimiser davantage l’impact sur l’environnement.

7. Dispositions finales

• L’arrêté entre en vigueur : La procédure entre en vigueur le jour de son approbation. Tous les salariés sont tenus de s’y conformer.
• Changements et mises à jour : Toute modification de la procédure sera communiquée suffisamment à l’avance et les employés seront formés aux nouvelles directives.